会务服务的流程
会务服务是指为各类大、中型会议,展览或团队活动提供全程策划执行的一个综合性服务项目。企业的会议看似简单,但也涉及到方方面面的安排,非专业人员往往无法完全掌控好一场会议,因此大多数企业会选择专业的机构来操办。那么会务服务的流程是怎么样的呢?
第一步:沟通
在此阶段,将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。
第二步:策划
根据会议的目的,会务服务公司策划设计方案以达到最终的会议效果,好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性。
第三步:考察
在双方进一步取得互信后,会议公司一般会安排委托方到目的地考察提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。
第四步:确定
这个时间需要的是耐心与细致得确认会议内容及预案,尽可能把方案细节确认,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。
第五步:执行
执行协议,这个环节就是会议举办的过程。会务服务公司会根据之前的策划方案,全称跟踪会议的进展,以便确保会议的顺利进行。
第六步:结算
双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。
六步流程结束,那么一场会务服务就完成了,是不是一目了然呢!在此小编要提醒大家,一场会议能否举办的顺利,需要双方要相互协调,相互配合。另外,务必要在会前将可能出现的分歧考虑细致,避免在会议中途出现争议而影响会议效果。
2018年11月23日 14:50
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